Tietosuoja

Algol-konsernissa olemme sitoutuneet suojaamaan palvelujemme käyttäjien yksityisyyden. Käsittelemme henkilötietoja asianmukaisesti ja vain siinä laajuudessa, kun se on toiminnassamme tarpeellista. Tietojen käsittelytavat perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja tietosuojalakiin (1050/2018).

Tässä selosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi eri rekistereissämme. Päivitämme tietosuojaselosteita tarvittaessa ja merkitsemme muutospäivämäärän selosteeseen. Jos muutokset ovat merkittäviä, voimme kertoa niistä myös muulla tavalla, kuten sähköpostilla tai ilmoittamalla asiasta sivuillamme. Suosittelemme, että käyt säännöllisesti sivuillamme ja huomioit mahdolliset muutokset.

Jos sinulla on selosteemme luettuasi kysyttävää henkilötietojen käsittelystämme, ole yhteydessä.

Algol-konsernin henkilötietorekisterien tietosuojaselosteet

  1. Verkkosivustot
  2. Asiakas- ja uutiskirjejärjestelmä

Verkkosivustot

Tietosuojaseloste koskee seuraavia Algol-konsernin yhtiöiden verkkosivustoja:

Algol Oy (www.algol.fi) – Algol Chemicals Oy (www.algolchemicals.fi) – Algol Diagnostics Oy (www.algoldiagnostics.fi) – Algol Technics Oy (www.algoltechnics.fi) –  Algol Trehab Oy (www.algoltrehab.fi).

Verkkosivujen selaaminen ei edellytä rekisteröitymistä. Kysymme henkilötietojasi vain silloin, kun lähetät meille kyselyjä tai palautetta verkkosivuilla olevien lomakkeiden kautta. 

Lomakkeissa kysymme nimeäsi, yritystäsi, puhelinnumeroasi ja/tai sähköpostiosoitettasi. Lomakkeilla lähettämäsi tiedot on suojattu. Tiedot säilytetään palvelimella kuusi kuukautta lomakkeen vastaanottamisesta. Asiakassuhteen hoitamista varten annettuja tietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan esimerkiksi asiakasrekisterissä (CRM). 

Henkilötietoja kerätään myös esim. ilmoittautumisten yhteydessä (Webropol-lomakkeella). Tietoja käsitellään vain kyseistä tarkoitusta varten.

Evästekäytännöt

Algol-konserniin kuuluvien yhtiöiden verkkosivustot käyttävät evästeitä. Evästeiden avulla keräämme sivustomme käyttäjistä tilastotietoa, jota käytämme ensisijaisesti sivustomme käytön analysointiin ja kehittämiseen. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä eikä sitä voida yhdistää yksittäisiin käyttäjiin. Tutustu evästeiden toimintaan ja käyttämiimme evästeisiin.

Lue tietoa evästeistä.

 

Asiakas- ja uutiskirjejärjestelmä

 

  1. Rekisterinpitäjä

Algol Trehab Oy
PL 13, 02611 Espoo
info@algol.fi

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tor Edgren, Group Corporate Responsibility Manager
Puh. +358 9 5099 289
Sähköposti: gdpr@algol.fi

  1. Rekisterin nimi

Algol-konsernin asiakas-, sidosryhmä-, tavarantoimittaja- ja markkinointirekisteri. Rekisterissä käsitellään Rekisterinpitäjän asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja muiden sidosryhmien edustajien tietoja alla kuvatuin tavoin.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot Rekisteröidystä:

nimi, sähköposti, puhelinnumero, titteli, työtehtävä tai asema yrityksessä, yritys/organisaatio ja sen yhteystiedot, Rekisteröidyn antamat ja yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot, tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot, tiedot tilattuihin tai tarjousvaiheessa oleviin sekä kiinnostuksen kohteiksi ilmaistuihin tuotteisiin ja palveluihin sisältäen niiden muutokset, evästeiden kautta kerättävät tiedot, sivuston sekä käytössä olevan markkinointialustan keräämät tiedot, uutiskirjetyökalun keräämät tiedot, tapahtumista ja kyselyistä kerätyt rekisteröinti- ja osallistumistiedot (nimellä vastatut, tunnistettavat tiedot sisältäen mahdolliset ruokavaliotiedot) sekä muu välitetty tieto, mahdolliset suoramarkkinoinnin kieltävät tiedot, sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot, tieto Rekisteröidyn käyttämästä laitteesta, kuten laitetyyppi, selain, IP-osoite ja muu laitedata sekä mahdolliset muut tiedot, jotka on kerätty rekisteröidyn suostumuksella.

Käsiteltävät henkilötiedot ovat tarpeellisia niiden käyttötarkoituksien kannalta.

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Liiketoimintaan liittyvien asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden sekä sopimusten hoitamiseen ja hallinnointiin.
  • Asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen.
  • Asiakasviestintää ja markkinointia varten.
  • Rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
  • Verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin sekä asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden sekä palveluiden ja tuotteiden käytön analysointiin, palveluiden tarjoamiseen ja kehittämiseen, asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseen sekä tilastointiin palveluissa.
  • Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi.

Rekisterinpitäjän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat:

  • Rekisteröidyn suostumus
  • Asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
  • Lakisääteiset vaatimukset

Markkinointiviestien vastaanottamisen voi peruuttaa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tai klikkaamalla jokaisen markkinointiviestin yhteydessä olevaa peruutusmahdollisuutta, jolloin rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisterinpitäjän sähköisen suoramarkkinoinnin tilaajalistalta.

  1. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään seuraavista lähteistä:

  • Asiakkaalta tai potentiaaliselta asiakkaalta sekä sidosryhmän edustajalta tai muilta kontakteilta itseltään puhelimitse, internetin kautta (verkkosivustot, lomakkeet, uutiskirjetilaukset, tapahtumiin ilmoittautumiset, sosiaalinen media, kaupparekisteri), sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla.
  • Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.
  • Sopimuksenteon yhteydessä rekisteröidystä kerättävät tiedot.
  • Asiakastapaamisista saadut tiedot.
  • Muissa mahdollisissa tilanteissa, joissa Rekisteröity luovuttaa tietojaan Rekisterinpitäjälle.
  • Lisäksi Rekisterinpitäjä kerää Google Ads ja Analytics -palveluiden avulla kävijätietoa verkkosivusta, jotta Rekisterinpitäjä voi analysoida ja kehittää sivustoa entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivuston kävijöille relevanttia markkinointia. Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin käyttäjän jättäessä tiedot verkkosivuille tai käyttäessään uutiskirjepalvelua.
  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen niin edellyttäessä, sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, tai siltä osin kuin siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa. 

Rekisteröityjen tietoja saatetaan joissakin tilanteissa luovuttaa Rekisterinpitäjän alihankkijoille tai yhteistyökumppaneille, jos se on välttämätöntä palveluiden tuottamiseksi (käsittely perustuu oikeutettuun etuun) tai yhteistyössä suoritettujen markkinointitoimenpiteiden johdosta (käsittely perustuu suostumukseen). Tällaiset tahot käsittelevät henkilötietoja luottamuksellisesti.

Pyrimme siirtämään tiedot anonyymeina, mikäli se on mahdollista. Kumppanimme toimivat lain vaatimien yksityisyyskäytäntöjen sekä rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Olemme vastuussa palveluntarjoajien meidän puolestamme suorittamasta henkilötietojen käsittelystä suhteessa rekisteröityyn kuin omasta toiminnastamme.

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan siirtää ja tallentaa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella olevalle palvelimelle, mikäli palvelun toteutuminen sitä vaatii. Rekisterinpitäjän käsiteltäväksi tai Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanin Rekisterinpitäjän puolesta käsiteltäväksi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja Suomen tietosuojalain mukaisesti.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, se tapahtuu kaikissa tilanteissa lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (joista toimitetaan jäljennös pyydettäessä);
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen siirtämiselle; tai
  • Henkilötietojen siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.
  1. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelyn perusteiden ja tarkoituksen toteuttamiseksi. Tietoja voidaan myös säilyttää niin kauan kuin lainsäädäntö, kuten esimerkiksi kirjanpitolaki, edellyttää. Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, Rekisteröity voi esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön sähköpostitse osoitteeseen gdpr@algol.fi tai kirjeitse.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot ja käyttää oikeuttaan tulla unohdetuksi. Rekisteröidyn pyynnöstä Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Rekisterinpitäjä voi myös oikaista, poistaa tai täydentää tietoja oma-aloitteisesti.

Suostumuksen perusteella kerättyjen henkilötietojen osalta Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn antamansa suostumus.

Mikäli Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja yleisen edun taikka oikeutetun edun perusteella, Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa Rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi Rekisterissä olevan oikeudet taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista, jos henkilötiedot eivät ole paikkaansa pitäviä, käsittely on lainvastaista tai, jos tietoja ei enää tarvita.

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyn lainmukaisuutta koskeva asia Tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Jokaisella uutiskirjeen tilaajalla on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin hänestä tallennetut tiedot tai pyytää tietojen korjaamista. Tietojen tarkastamiseksi käyttäjän tulee kertoa tarkastuspyynnössään sähköpostiosoitteensa. 

Tietojentarkastus- tai korjauspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Algol Oy
Tarkastuspyyntö
Karapellontie 6
02610 Espoo

tai sähköpostitse osoitteeseen gdpr@algol.fi.

Uutiskirjeen vastaanottajilla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää lähettämästä hänelle uutiskirjettä. Sähköpostiosoitteen poistaminen uutiskirjeen lähetyslistalta onnistuu klikkaamalla uutiskirjeen lopussa olevaa linkkiä tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, joilla sähköisesti tallennetut tiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.